第一条 为实现研究生个人档案管理的规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和国家的有关文件精神，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 研究生个人档案是指研究生在入学前的学习与工作过程中以及在入学后的培养过程中形成的，记载个人学习与工作情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况等具有重要保存价值的文字材料的总和，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。
第三条 研究生入学后，应建立研究生个人档案。研究生个人档案材料的收集、整理、归档等相关工作由研究生学院协同相关部门、研究生培养单位来完成。研究生学院负责研究生个人档案的总体管理，相关部门和各研究生培养单位负责本部门、本单位研究生档案材料的日常收集与管理。各部门、单位应明确专人负责本部门、本单位的研究生个人档案材料的收集、整理与管理工作。
第四条 研究生个人档案包括入学前原有个人档案材料（限非定向研究生）、攻读研究生阶段的档案材料及其他有关材料。
第五条 攻读研究生阶段的档案材料包括研究生录取登记表、研究生培养档案、毕业研究生登记表、学位评定材料、学位（毕业）论文、奖惩材料、报到证等。
第六条 其他有关材料包括接受定向就业研究生协议书；更改姓名、出生日期、身份证号等学籍关键信息形成的有关材料，如本人申请书、公安部门出具的更改证明等。
第七条 被录取的非定向研究生，应最晚在入学后研究生学籍注册截止日前一周内，将入学前原有个人档案转入河北经贸大学研究生学院。对于在规定时间内不转交入学前原有个人档案的非定向研究生，不予学籍注册。
第八条 新生入学后，由研究生学院对接收的非定向研究生个人档案进行整理，接收的档案材料应封存完好，并加盖封存单位公章。如有破损或涂改等痕迹，则不予以接收。
第九条 整理完毕的研究生个人档案装入专用档案袋，在档案袋上标明学生的学号、姓名、所属学院、专业、培养方式等信息，妥善存入研究生学院研究生档案室。
第十条 研究生个人档案管理人员应及时收集和整理在校期间的档案材料，档案信息应文字清楚，记载准确、规范，材料必须真实、完整、齐全，并经组织审查，按要求签字盖章后方能归档。
研究生录取登记表、接受定向就业研究生协议书由研究生学院招生办公室整理提供；研究生培养档案由研究生所在培养单位整理提供；毕业研究生登记表、学籍变动材料、报到证由研究生学院研工办整理提供；奖惩材料由研究生学院研工办整理提供；学位评定材料、学位（毕业）论文由学科建设与人才引进办公室整理提供。
第十一条 任何单位与个人均不得以任何理由借出在读研究生的个人档案。
第十二条 严禁研究生本人查阅本人档案。未经批准，任何人不得将档案带出档案室，不得对档案材料私自涂改、拍照、摘抄和复印。
第十三条 有关单位或个人需查询研究生个人档案信息时，应该持所属单位介绍信或其他合法证明材料到研究生学院办理查阅手续。
第十四条 有关单位或个人查阅研究生个人档案时，应说明查询事由及查询内容，由档案管理人员复印研究生个人档案中相关资料并加盖研究生学院公章，供查阅人员使用，使用完毕后由档案管理人员收回并销毁。
第十五条 研究生个人档案的转递，须做到及时、准确、完整、安全、保密。
第十六条 对毕业离校时未落实工作单位的研究生，其档案由研究生学院暂时代为保管，保管期限为两年。两年后仍未落实工作单位的，其档案迁回研究生生源所在地人事管理部门。
